এক্সেল চার্টে ব্যবহৃত ডেটা সোর্স আপডেট বা রিফ্রেশ করা একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া, বিশেষ করে যখন আপনি একটি ডাইনামিক ডেটা সেটের উপর কাজ করছেন। এই প্রক্রিয়ায় আপনি সহজেই আপনার চার্টের ডেটা সোর্সের তথ্য পরিবর্তন বা আপডেট করতে পারেন এবং নতুন তথ্য অনুযায়ী চার্টের ভিজ্যুয়াল প্রদর্শন আপডেট হবে।

ডেটা সোর্স আপডেট করার প্রয়োজনীয়তা

ডেটা সোর্স আপডেট করার প্রয়োজন হতে পারে যখন:

• আপনার সোর্স ডেটাতে নতুন তথ্য যুক্ত হয় বা পূর্বের তথ্য পরিবর্তন হয়।
• নতুন রেকর্ড যোগ করা হয় বা পুরনো রেকর্ড মুছে ফেলা হয়।
• আপনি একটি নতুন ফাইল বা ডেটা সোর্স থেকে ডেটা সংগ্রহ করছেন এবং সেই তথ্য চার্টে প্রতিফলিত করতে চান।

এটি নিশ্চিত করে যে আপনার চার্ট সর্বশেষ ডেটা প্রদর্শন করছে এবং কোনও পুরনো বা ভুল ডেটা প্রদর্শন করা হচ্ছে না।

ডেটা সোর্স আপডেট করার পদ্ধতি

ডেটা সোর্স আপডেট করার কয়েকটি সাধারণ পদ্ধতি রয়েছে, যা এক্সেল চার্টে ডেটা পরিবর্তন করতে সহায়তা করে।

১. চার্টের ডেটা সোর্স পরিবর্তন করা

আপনি যদি আপনার চার্টের ডেটা সোর্স পরিবর্তন করতে চান, তবে নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন:

1. চার্ট সিলেক্ট করুন: প্রথমে চার্টটি সিলেক্ট করুন যেটি আপনি আপডেট করতে চান।
2. Data Source পরিবর্তন করুন:
   • চার্ট সিলেক্ট করার পর, Chart Tools এর Design ট্যাবে যান।
   • এখানে Select Data অপশনটি দেখতে পাবেন। এটি ক্লিক করুন।
   • Select Data Source ডায়ালগ বক্সটি ওপেন হবে। এখানে আপনি আপনার ডেটা সোর্সের রেঞ্জ (Range) বা সেল রেঞ্জ পরিবর্তন করতে পারেন। নতুন রেঞ্জ নির্বাচন করুন এবং OK ক্লিক করুন।
3. এলিমেন্ট অ্যাড বা রিমুভ করুন: আপনি এখানে ডেটার সিরিজ, ক্যাটেগরি, এবং লেবেল অ্যাড বা রিমুভও করতে পারবেন।

২. ডেটা রিফ্রেশ করা (Refresh Data)

যদি আপনার চার্ট ডাটা সোর্স হিসেবে কোনো এক্সটার্নাল ডেটাবেস বা টেবিলের সাথে সংযুক্ত থাকে (যেমন Power Query, PivotTable বা ওয়েব ডেটা), তবে আপনাকে ডেটা রিফ্রেশ করতে হবে যেন নতুন তথ্য চার্টে প্রদর্শিত হয়।

1. ডেটা রিফ্রেশ করুন:
   • এক্সেলের Data ট্যাবে গিয়ে Refresh All অপশনটি ক্লিক করুন।
   • যদি আপনি শুধু একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জ বা ডেটাবেস রিফ্রেশ করতে চান, তবে সেই রেঞ্জ বা কনেকশন সিলেক্ট করে Refresh ক্লিক করুন।
   • এটি নিশ্চিত করবে যে চার্টটি সর্বশেষ ডেটা থেকে আপডেট হচ্ছে।
2. PivotTable ডেটা রিফ্রেশ:
   • যদি আপনি PivotTable ব্যবহার করেন, তবে PivotTable-এর মধ্যে ডান ক্লিক করে Refresh অপশন নির্বাচন করুন।

৩. ডেটা সোর্স রেঞ্জ কাস্টমাইজেশন

যদি আপনি ডেটার সেল রেঞ্জ পরিবর্তন করতে চান (যেমন নতুন কলাম বা সারি যুক্ত করা), তাহলে:

1. ডেটা রেঞ্জ পরিবর্তন:
   • Select Data অপশনে গিয়ে Edit অথবা Add সিলেক্ট করুন।
   • এরপর, সেল রেঞ্জ বা সিরিজের রেঞ্জ নতুন ডেটা অনুযায়ী কাস্টমাইজ করুন।

৪. ডেটা সোর্স রিফ্রেশ স্বয়ংক্রিয় করা

এক্সেলে আপনি ডেটা রিফ্রেশকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে করতে পারবেন, যাতে নতুন ডেটা এসে গেলেই চার্টের ডেটা আপডেট হয়ে যায়।

1. সোর্স ডেটা রিফ্রেশ সেটিংস:
   • Data ট্যাব থেকে Connections গ্রুপে যান।
   • এখানে, আপনি Connection Properties এ গিয়ে Refresh data when opening the file অপশনটি সিলেক্ট করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করবে যে প্রতিবার এক্সেল ফাইল ওপেন করার সময় ডেটা রিফ্রেশ হবে।
2. Power Query বা ওয়েব ডেটা রিফ্রেশ:
   • Power Query কনেকশন বা ওয়েব ডেটা যদি ব্যবহার করেন, তবে কনফিগারেশনে গিয়ে Refresh Every X Minutes সেট করতে পারেন। এতে প্রতি X মিনিট পর পর ডেটা রিফ্রেশ হয়ে যাবে।

ডেটা রিফ্রেশ করার সুবিধা

• আপডেটেড ইনফরমেশন: ডেটা সোর্স পরিবর্তন বা রিফ্রেশ করলে, আপনি সর্বশেষ ডেটা পাবেন যা আপনার চার্টকে আরও নির্ভরযোগ্য করে তোলে।
• আনডেটেড চার্ট থেকে এড়িয়ে চলা: যদি আপনার ডেটা পুরনো থাকে, তবে সেটি ভুল বিশ্লেষণ তৈরি করতে পারে। নিয়মিত রিফ্রেশের মাধ্যমে আপনি সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।
• ডাইনামিক ডেটা: এক্সেল চার্টের ডাইনামিক প্রকৃতির মাধ্যমে, আপনি নতুন ডেটা অন্তর্ভুক্ত করার পরও আপনার চার্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হতে পারবেন।

এভাবে, ডেটা সোর্স আপডেট এবং রিফ্রেশ করা আপনাকে এক্সেল চার্টে সর্বশেষ তথ্য নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে এবং আপনার বিশ্লেষণ আরও সঠিক ও ফলপ্রসূ হবে।